Wenn sich der Vorstand ändert, solltest du in Vereinsstunden vor allem Rollen, Kontaktadressen und abrechnungsrelevante Angaben prüfen. So bleibt der Workspace sauber übergeben und wichtige Nachrichten landen bei den richtigen Personen.
1. Admins und Rollen prüfen
- Öffne die Mitgliederliste und prüfe, welche Mitglieder aktuell Admin-Rechte oder andere weitreichende Rollen haben.
- Vergib die passenden Rollen an neue Verantwortliche und entferne Rechte, die nicht mehr benötigt werden.
- Unter Einstellungen → Erweiterte Einstellungen → Berechtigungen kannst du im Detail prüfen, welche Rollen Stunden genehmigen, Rundmails versenden oder Systemeinstellungen bearbeiten dürfen.
2. Abrechnungs-E-Mail aktualisieren
Prüfe unter Einstellungen → Stammdaten bearbeiten die hinterlegte E-Mail-Adresse.
An diese Adresse werden Rechnungsmails und wichtige Zahlungsinformationen geschickt. Wenn sich die verantwortliche Person geändert hat, sollte diese Adresse direkt angepasst werden.
3. Interne Kontakt-E-Mail prüfen
Prüfe unter Einstellungen → Erweiterte Einstellungen → Vereinsstunden die Interne Kontakt E-Mail.
Diese Adresse wird euren Mitgliedern als Vereinskontakt angeboten. Nachrichten aus dem Support-Bereich an den Verein werden an diese Adresse gesendet.
4. Absender von System-E-Mails mitdenken
Im selben Einstellungsbereich solltest du auch den Absender von System-E-Mails prüfen. Das ist besonders wichtig, wenn bisher eine konkrete Person als Antwortadresse hinterlegt war.
Empfehlung
Gehe den Wechsel am besten mit einer kurzen Checkliste durch: Rollen, Abrechnungs-E-Mail, interne Kontakt-E-Mail, System-Absender. So vermeidest du unnötige Rückfragen und verpasste Nachrichten.