1. Der erste Login und der Aufbau
Mit der Registrierung habt ihr bereits den Grundstein für eine erfolgreiche Nutzung gelegt. Auf der linken Seite findet ihr das Hauptmenü, über das ihr euch durch Vereinsstunden bewegt. Nach dem ersten Login empfehlen wir, direkt in die Einstellungen zu wechseln, um die wichtigsten Basisdaten für euren Verein zu konfigurieren.
2. Stammdaten des Vereins
Unter Stammdaten bearbeiten könnt ihr alle relevanten Informationen zu eurem Verein hinterlegen. Wichtig: An die dort angegebene E-Mail-Adresse wird später auch die monatliche Rechnung verschickt.
3. Abteilungen & Gruppen anlegen
Für eine top organisierte Vereinsverwaltung könnt ihr Abteilungen und Gruppen anlegen. Abteilungen eignen sich ideal für unterschiedliche Sparten oder Mannschaften. Gruppen hingegen bilden eher Organisationsebenen oder Interessengemeinschaften ab. Jedes Mitglied kann beliebig vielen Abteilungen und Gruppen zugeordnet werden – oder auch gar keiner.
4. Abrechnung & Mitgliedsbeiträge
Wenn ihr schon in den Einstellungen seid, werft unbedingt auch einen Blick in die Abrechnungseinstellungen. Hier könnt ihr die nötigen Daten für den Einzug von SEPA-Lastschriften hinterlegen und eure Mitgliedsbeiträge definieren. Startet doch direkt einmal damit, euren ersten Mitgliedsbeitrag anzulegen!
5. Mitglieder hinzufügen
Jedes Mitglied erhält in Vereinsstunden einen eigenen Zugang. Darüber können persönliche Daten selbst verwaltet, Termine und Aufgaben eingesehen oder Pflichtstunden gemeldet werden. Um eure Mitglieder ins System zu holen, habt ihr drei Möglichkeiten:
Option 1: Einladungslinks
In den Einstellungen könnt ihr ganz bequem Einladungslinks erstellen. Sobald ein Mitglied diesen Link öffnet oder den dazugehörigen QR-Code scannt, kann es sich selbstständig bei euch im Verein registrieren und landet automatisch in der von euch vorab ausgewählten Gruppe oder Abteilung.
Option 2: Manuelles Anlegen
In der Mitgliederliste könnt ihr Mitglieder auch einfach einzeln anlegen, indem ihr deren Daten in das Formular eintragt.
Option 3: Datenimport
Über unseren praktischen Mitgliederimport, den ihr ebenfalls in der Mitgliederliste findet, könnt ihr ganz einfach eine bestehende Tabelle mit euren Mitgliedsdaten hochladen. Bitte beachtet: Mit dem Import werden eure Mitglieder automatisch per E-Mail darüber benachrichtigt und gebeten, ein eigenes Passwort für ihren Zugang festzulegen.
6. Dokumente hochladen
Hinter dem Menüpunkt Dokumente verbirgt sich die Möglichkeit, Dokumentensammlungen anzulegen und Dateien hochzuladen, die euren Mitgliedern zur Verfügung stehen sollen. Das ist der ideale Ort für Vereinssatzungen, Einladungen zur Mitgliederversammlung oder die schönsten Fotos vom letzten Sommerfest.
7. Mitglieder verwalten
Ein Klick auf eine Person in der Mitgliederliste öffnet die detaillierte Mitgliedsverwaltung. Jedes Mitglied hat hier einen eigenen, übersichtlichen Arbeitsbereich, der in mehrere Reiter aufgeteilt ist. An dieser Stelle könnt ihr dem Mitglied beispielsweise auch den in Schritt 4 angelegten Mitgliedsbeitrag zuweisen.
8. Arbeitsstunden
Wenn es in eurem Verein Arbeits- oder Pflichtstunden gibt, könnt ihr ausgewählten Mitgliedern die Berechtigung als Genehmiger erteilen. Diese dürfen dann gemeldete Stunden überprüfen, korrigieren oder ablehnen. Die Mitglieder selbst können ihre geleisteten Arbeitsstunden ganz bequem über den Browser oder unsere App (verfügbar für Android & iOS) eintragen.
Weitere hilfreiche Tipps
Vereinsstunden bietet natürlich noch viel mehr als die oben beschriebenen Funktionen. Daher hier noch einmal ein kleines „Best-of“ an weiteren Features, die für euren Verein besonders praktisch sein könnten:
Artikelverkauf
Neben den regulären Mitgliedsbeiträgen könnt ihr euren Mitgliedern auch einzelne Artikel in Rechnung stellen. Das eignet sich perfekt für Aufnahmegebühren oder den Trikotverkauf.
Abweichender Startmonat
Sollte sich euer Vereinsjahr nicht nach dem Kalenderjahr, sondern beispielsweise nach dem Schuljahr richten, schreibt unserem Support einfach eine kurze Nachricht – wir stellen das gerne für euch um!
Vereins-Kontakt-E-Mail
Wer bei Vereinsstunden eingeloggt ist, kann über den kleinen Rettungsring in der rechten unteren Ecke jederzeit direkten Kontakt zum Verein aufnehmen. Die E-Mail-Adresse, bei der diese internen Anfragen landen, legt ihr unter Einstellungen -> Erweiterte Einstellungen -> Interne Kontakt E-Mail fest.
Benutzerdefinierte Mitgliedereigenschaften
Ebenfalls in den Erweiterten Einstellungen unter Mitgliedereigenschaften könnt ihr ganz eigene, individuelle Felder anlegen, die anschließend direkt in den Mitgliederstammdaten gepflegt werden können.
Benutzerdefinierte Mitgliedsstatus
Eine weitere tolle Möglichkeit, Vereinsstunden an eure konkreten Bedürfnisse anzupassen, ist das Anlegen eigener Mitgliedsstatus. Standardmäßig legt Vereinsstunden bereits folgende Status für euch an:
- Aktiv
- Ehrenmitglied
- Fördernd
- Passiv